Configurar caixa de e-mail

Você pode utilizar a infraestrutura da Atendo para receber e distribuir chamados por meio de um endereço único e exclusivo de sua conta. Após realizar o cadastro, você tem acesso a uma caixa de e-mails que transforma cada mensagem recebida em um novo chamado dentro da plataforma.

Além da caixa de entrada padrão da Atendo, você dispõe de outras três modalidades para personalizar os e-mails de entrada e saída das mensagens:

• Caixa de e-mail da sua empresa
• Personalizar o e-mail e subdomínio
• Seu e-mail a partir da infraestrutura da Atendo

Caixa de e-mail da sua empresa

Você pode utilizar uma caixa de e-mail da sua empresa para centralizar as solicitações de seus clientes. Nesta modalidade, a Atendo utiliza a infraestrutura contratada por sua empresa para realizar o recebimento e envio das mensagens. A vantagem deste método é que todas as mensagens ficam salvas no seu servidor.

Essa caixa de e-mail (por exemplo, [email protected]) será o elo de comunicação entre sua empresa e seus clientes. Todas as mensagens enviadas para o endereço serão automaticamente recebidas e processadas pela plataforma. Da mesma forma, todos os retornos dados por sua equipe a seus clientes também serão enviados por esse endereço, mantendo toda a comunicação centralizada e organizada.

Para configurar sua caixa de e-mail você precisará obter junto ao seu provedor de e-mail os parâmetros de configuração para que sejam informados na plataforma.

Caixa de entrada

O seu servidor de e-mail pode ser tanto POP3 ou IMAP, os dois protocolos mais comuns para o recebimento de mensagens. Caso o seu servidor forneça suporte a conexões criptografadas com SSL (recomendado), dê preferência a essa opção. Para configurar a sua caixa de entrada, acesse a Atendo com um usuário do tipo Administrador, clique no menu Configurações e então acesse o item E-mail.

• Tipo de servidor: escolha entre as opções POP3 ou IMAP, com um sem SSL.
• Servidor: digite o endereço do servidor (exemplo, imap.provedor.com.br).
• Porta: informe a porta para conexão com o servidor. As portas padrão conforme o tipo de conexão estão listadas abaixo. Observe que o seu provedor poderá utilizar uma porta diferente da padrão.
  • IMAP (SSL): 993
  • IMAP: 443
  • POP3 (SSL): 995
  • POP3: 110
• Usuário: usuário ou login utilizado para realizar a autenticação junto ao provedor de e-mail. Normalmente é a parte antes do @ do seu e-mail ou o endereço de e-mail completo.
• Senha: informe a senha da caixa de e-mail. Fique tranquilo, a senha será transmitida e armazenada de forma segura em nossos servidores, utilizando o mesmo padrão de criptografia dos bancos.

Após clicar em Salvar, as informações serão armazenadas e passaremos a monitorar as mensagens recebidas no e-mail informado. Por motivos de segurança, a senha não poderá mais ser exibida após ter sido salva.

Caixa de saída

A caixa de saída é o servidor utilizado para o envio das mensagens a seus clientes e usuários da plataforma. A configuração é muito similar à caixa de entrada, a não ser pelo protocolo utilizado (SMTP) e pela configuração do remetente. Para configurar a sua caixa de saída, acesse a Atendo com um usuário do tipo Administrador, clique no menu Configurações e então acesse o item E-mail. Configure o painel Caixa de saída conforme abaixo:

• Tipo de servidor: escolha uma dentre as diferentes modalidades de conexão com o servidor SMTP, que pode ser com criptografia SSL/TLS, TLS, SSL ou sem criptografia.
• Servidor: digite o endereço do servidor (exemplo, smtp.provedor.com.br).
• Porta: informe a porta para conexão com o servidor. As portas padrão conforme o tipo de conexão estão listadas abaixo. Observe que o seu provedor poderá utilizar uma porta diferente da padrão.
  • SMTP (SSL/TLS): 587
  • SMTP (TLS): 587
  • SMTP (SSL): 465
  • SMTP: 25
• Usuário: usuário ou login utilizado para realizar a autenticação junto ao provedor de e-mail. Normalmente é a parte antes do @ do seu e-mail ou o endereço de e-mail completo.
• Senha: informe a senha da caixa de e-mail. A senha será transmitida e armazenada de forma segura em nossos servidores, utilizando o mesmo padrão de criptografia dos bancos.
• Remetente: nome exibido no campo “De:” (tecnicamente o campo From:, em inglês) das mensagens enviadas. Exemplo: Suporte E-commerce.
• Endereço de e-mail: este é o endereço de e-mail que será utilizado como remetente das mensagens. Observe que o usuário e senha informados deverão permitir o envio de e-mails a partir do e-mail informado. Caso contrário, as mensagens enviadas serão recusadas pelo servidor de origem e não serão entregues aos destinatários.

Após clicar em Salvar, as informações serão armazenadas e as mensagens enviadas pelos usuários da plataforma nas respostas dos chamados já serão enviadas pelo e-mail informado. Lembre-se que, por motivos de segurança, a senha não poderá mais ser exibida após ter sido salva.

Configuração de e-mail Google

O serviço de e-mail do Google é um dos mais utilizados no mundo, tanto por empresas como pessoas físicas. Caso a sua empresa utilize o Google Workspace, siga os procedimentos abaixo para configurar sua caixa de e-mail.

1. Leia com atenção o artigo Fazer login com senhas de app e crie uma senha específica para uso na Atendo.
2. Acesse o artigo Verificar o Gmail em outras plataformas de e-mail e siga as instruções para ativar o IMAP:
   1. Abra o Gmail no computador.
   2. No canto superior direito, clique em Configurações > Ver todas as configurações.
   3. Clique na guia Encaminhamento e POP/IMAP.
   4. Na seção "Acesso IMAP", selecione Ativar IMAP.
   5. Clique em Salvar alterações.
3. Utilize as seguintes configurações para configurar sua caixa de entrada:
   1. Tipo de conexão: IMAP (SSL)
   2. Servidor: imap.gmail.com
   3. Porta: 993
   4. Usuário: endereço de e-mail que será utilizado (exemplo: [email protected])
   5. Senha: a “senha de app” de 16 dígitos obtida no passo 1.
4. Para configurar a caixa de saída utilizando o e-mail do Google, aplique as configurações abaixo:
   1. Tipo de conexão: SMTP (apenas SSL)
   2. Servidor: smtp.gmail.com
   3. Porta: 465
   4. Usuário: mesmo endereço de e-mail utilizado na caixa de entrada.
   5. Senha: mesma senha de 16 dígitos utilizada na caixa de entrada.
   6. Remetente: nome que será informado nos e-mails enviados.
   7. Endereço de e-mail: endereço que será utilizado nos e-mails enviados, normalmente o mesmo informado no campo Usuário.

Personalizando o e-mail e subdomínio

Usuários do plano Plus podem utilizar a infraestrutura da Atendo para enviar e receber mensagens a partir de uma caixa postal e subdomínio personalizado. Por exemplo, supondo que o seu site seja http://www.marca.com.br, você pode criar um e-mail [email protected] ou [email protected], utilizando exclusivamente nossos servidores para recebimento e entrega das mensagens.

Para configurar esta modalidade, você deve acessar o painel de Configurações e seguir os passos abaixo:

1. Escolher a opção de personalização Personalizar o e-mail e subdomínio.
2. Preencha a caixa postal (que vem antes do @).
3. Preencha o subdomínio (prefixo de .atendo.com).
4. Escolha o nome do remetente. Utilize "Suporte Marca", por exemplo.
5. Clique em salvar.

Ao finalizar o processo, você já terá disponível o endereço de e-mail personalizado. No entanto, como este processo envolve alterações em nossos servidores de DNS e a propagação das alterações pode levar algumas horas, recomendamos que aguarde até 24 horas antes de começar a utilizar o novo endereço de e-mail. Enviaremos um e-mail ao proprietário da conta ao término do processo para confirmar que a alteração foi aprovada e concluída.

Seu e-mail a partir da infraestrutura da Atendo

Ao contratar o plano Premium você pode enviar e receber e-mails assinados com o seu domínio (exemplo, [email protected]). O processo de configuração é exatamente o mesmo da personalização de subdomínio, com a diferença que você também escolhe o e-mail do remetente, e não apenas o nome. Desta forma você tem ainda mais transparência e credibilidade na comunicação com seus clientes.